Antes de servir el primer café hay que elegir forma jurídica, y la decisión pesa cada mes. Como autónomo, el alta cuesta prácticamente cero en trámites, pero respondes de las deudas con todo tu patrimonio y tributas por IRPF, con tipos marginales que llegan al 45–47%. Con una sociedad limitada (SL) proteges tu patrimonio y tributas al 25% de Sociedades (15% los dos primeros ejercicios con beneficio), pero constituirla y mantenerla cuesta más.
La regla práctica: al empezar, con facturación baja y trabajando tú mismo, el autónomo suele ganar. La SL empieza a compensar cuando el beneficio neto supera los 40.000–50.000 € al año, cuando quieres blindar tu patrimonio o cuando entran socios. Un matiz importante: la SL no te libra si avalas personalmente el alquiler o un préstamo —algo habitual en cafeterías nuevas— ni frente a una negligencia grave.
El RETA funciona por tramos según tu rendimiento neto. La cuota mínima ronda los 205 € al mes y sube conforme aumentan los ingresos. La buena noticia para quien empieza: la tarifa plana deja la cuota en 80 € al mes durante los primeros doce meses, prorrogables otros doce si los rendimientos no superan el salario mínimo. Y varias comunidades (Madrid, Andalucía, Valencia, Murcia, Baleares…) tienen «Cuota Cero», que reintegra esa cantidad y la deja en 0 € el primer año.
Ojo si constituyes una SL y eres socio-administrador: en 2026 la base mínima del autónomo societario sube a 1.424,40 € al mes, lo que eleva la cuota mínima a unos 449 € mensuales, cerca de 1.620 € más al año que un autónomo ordinario. Es un coste fijo que conviene meter en el plan desde el principio.
Una cafetería se encuadra en el grupo 672 (cafeterías) o 673 (cafés y bares) del IAE, pero eso no significa pagar. Están exentas todas las personas físicas y las sociedades que facturen menos de un millón de euros, además de los dos primeros ejercicios de actividad. En la práctica, das de alta el epígrafe en el modelo 036 antes de empezar —el alta censal es obligatoria— pero no abonas cuota de IAE. Y recuerda: la hostelería declara IVA (al 10%) y no está en recargo de equivalencia.
No existe un convenio nacional único de hostelería: los salarios los fijan convenios provinciales o autonómicos, así que el mismo puesto cuesta distinto según dónde abras. Un camarero cualificado (Nivel III) cobra de salario base en torno a 1.195 € al mes en Madrid, pero unos 1.607 € en Barcelona, que tiene el convenio más caro y ya firmado hasta 2028. Valencia añade su propia particularidad: paga en 15 pagas en lugar de 14.
El error clásico es presupuestar solo el salario bruto. A cargo de la empresa hay que sumar las cotizaciones a la Seguridad Social, que en 2026 rondan el 31–33% de la base. La regla rápida: coste-empresa ≈ salario bruto × 1,30. Un camarero a jornada completa en Madrid, sumando plus de transporte y manutención, sale por unos 25.600 € al año para la empresa; en Barcelona se acerca a 32.000–33.000 €. Por eso conviene presupuestar del orden de 25.000 € anuales por cada persona a jornada completa, más en las grandes capitales.
El personal debería quedar entre el 28% y el 33% de las ventas; por encima del 40% el negocio tiene un problema estructural. Un truco de dimensionamiento que aporta una cafetera con experiencia: a veces salen mejor dos personas a media jornada que una a jornada completa, y las mejores incorporaciones llegan por recomendación, no por portales de empleo.
Al contratar al primer empleado nacen obligaciones nuevas: prevención de riesgos con un servicio ajeno (300–900 € al año más reconocimientos médicos), registro horario obligatorio, y bonificaciones que pueden aligerar la cotización según el perfil contratado. A eso se suma un seguro de responsabilidad civil —normalmente exigido para la propia licencia— de 150–400 € al año, y la gestoría mensual. Ninguno es grande por separado; en conjunto forman el suelo fijo del negocio.
En nuestra guía práctica para abrir una cafetería en España detallamos el alta fiscal paso a paso, el convenio y los costes laborales de 2026 con ejemplos numéricos por ciudad, para que la estructura fiscal y de personal encaje con tu facturación real desde el primer mes.