Bevor der erste Kaffee ausgeschenkt wird, muss die Rechtsform gewählt werden, und diese Entscheidung wirkt sich Monat für Monat aus. Als Selbstständiger (autónomo) kostet die Anmeldung an Formalitäten praktisch nichts, doch Sie haften für Schulden mit Ihrem gesamten Vermögen und versteuern über die Einkommensteuer (IRPF) mit Grenzsteuersätzen von bis zu 45–47 %. Mit einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Sociedad Limitada, SL) schützen Sie Ihr Vermögen und versteuern mit 25 % Körperschaftsteuer (15 % in den ersten beiden Geschäftsjahren mit Gewinn), doch Gründung und Unterhalt kosten mehr.
Die praktische Regel: Am Anfang, bei niedrigem Umsatz und wenn Sie selbst mitarbeiten, ist der autónomo meist im Vorteil. Die SL beginnt sich zu lohnen, wenn der Nettogewinn 40.000–50.000 € im Jahr übersteigt, wenn Sie Ihr Vermögen absichern wollen oder wenn Gesellschafter hinzukommen. Ein wichtiger Vorbehalt: Die SL schützt Sie nicht, wenn Sie persönlich für die Miete oder ein Darlehen bürgen – bei neuen Cafés durchaus üblich – und auch nicht bei grober Fahrlässigkeit.
Das RETA (Sonderregelung für Selbstständige) funktioniert in Stufen je nach Ihrem Nettoertrag. Der Mindestbeitrag liegt bei rund 205 € im Monat und steigt mit zunehmenden Einkünften. Die gute Nachricht für Einsteiger: Die Pauschale (tarifa plana) hält den Beitrag in den ersten zwölf Monaten bei 80 € im Monat, verlängerbar um weitere zwölf, sofern die Erträge den Mindestlohn nicht übersteigen. Und mehrere autonome Regionen (Madrid, Andalusien, Valencia, Murcia, Balearen …) haben eine „Cuota Cero“ (Nullbeitrag), die diesen Betrag erstattet und ihn im ersten Jahr auf 0 € senkt.
Vorsicht, wenn Sie eine SL gründen und geschäftsführender Gesellschafter sind: 2026 steigt die Mindestbemessungsgrundlage des Gesellschafter-Selbstständigen (autónomo societario) auf 1.424,40 € im Monat, was den Mindestbeitrag auf rund 449 € monatlich anhebt – knapp 1.620 € mehr im Jahr als bei einem gewöhnlichen autónomo. Das ist ein Fixkostenposten, den man von Anfang an in den Plan aufnehmen sollte.
Ein Café wird in der IAE (Gewerbesteuer) in die Gruppe 672 (Cafeterias) oder 673 (Cafés und Bars) eingeordnet, doch das bedeutet nicht, dass gezahlt wird. Befreit sind alle natürlichen Personen sowie Gesellschaften mit einem Umsatz unter einer Million Euro, dazu die ersten beiden Tätigkeitsjahre. In der Praxis melden Sie die Kennziffer (epígrafe) vor Beginn im Formular Modelo 036 an – die steuerliche Registrierung ist Pflicht – zahlen aber keinen IAE-Beitrag. Und beachten Sie: Die Gastronomie führt Umsatzsteuer ab (10 % IVA/USt.) und fällt nicht unter die Ausgleichsabgabe (recargo de equivalencia).
Es gibt keinen einheitlichen landesweiten Tarifvertrag für die Gastronomie: Die Löhne werden durch provinzielle oder regionale Tarifverträge (convenios) festgelegt, sodass dieselbe Stelle je nach Standort unterschiedlich viel kostet. Eine qualifizierte Servicekraft (Nivel III) erhält als Grundgehalt rund 1.195 € im Monat in Madrid, aber etwa 1.607 € in Barcelona, das den teuersten Tarifvertrag hat und ihn bereits bis 2028 abgeschlossen hat. Valencia bringt seine eigene Besonderheit mit: Es zahlt in 15 statt in 14 Monatsgehältern.
Der klassische Fehler besteht darin, nur das Bruttogehalt einzuplanen. Zulasten des Arbeitgebers kommen die Beiträge zur Sozialversicherung hinzu, die 2026 rund 31–33 % der Bemessungsgrundlage ausmachen. Die schnelle Regel: Arbeitgeberkosten ≈ Bruttogehalt × 1,30. Eine Vollzeit-Servicekraft in Madrid kostet das Unternehmen, samt Fahrt- und Verpflegungszulage, etwa 25.600 € im Jahr; in Barcelona nähert es sich 32.000–33.000 €. Deshalb sollte man je Vollzeitkraft in der Größenordnung von 25.000 € jährlich einplanen, in den großen Hauptstädten mehr.
Das Personal sollte zwischen 28 % und 33 % des Umsatzes bleiben; über 40 % hat der Betrieb ein strukturelles Problem. Ein Dimensionierungstrick einer erfahrenen Café-Betreiberin: Manchmal sind zwei Teilzeitkräfte besser als eine Vollzeitkraft, und die besten Neuzugänge kommen über Empfehlung, nicht über Jobportale.
Mit der Einstellung des ersten Mitarbeiters entstehen neue Pflichten: Arbeitsschutz über einen externen Dienst (300–900 € im Jahr zzgl. arbeitsmedizinischer Untersuchungen), die verpflichtende Arbeitszeiterfassung sowie Beitragsermäßigungen, die je nach Profil des Eingestellten die Sozialabgaben mindern können. Hinzu kommen eine Haftpflichtversicherung – meist bereits für die Lizenz selbst vorgeschrieben – von 150–400 € im Jahr sowie das monatliche Buchhaltungsbüro. Keiner dieser Posten ist für sich genommen groß; zusammen bilden sie den fixen Sockel des Betriebs.
In unserem Praxisleitfaden zur Eröffnung eines Cafés in Spanien beschreiben wir die steuerliche Anmeldung Schritt für Schritt, den Tarifvertrag und die Lohnkosten 2026 mit Zahlenbeispielen je Stadt, damit die steuerliche und personelle Struktur schon ab dem ersten Monat zu Ihrem tatsächlichen Umsatz passt.