Avant de servir le premier café, il faut choisir une forme juridique, et cette décision pèse chaque mois. En tant que travailleur indépendant (autónomo), l'immatriculation ne coûte pratiquement rien en démarches, mais vous répondez des dettes sur l'ensemble de votre patrimoine et vous êtes imposé à l'IRPF (impôt sur le revenu), avec des taux marginaux atteignant 45–47 %. Avec une société à responsabilité limitée (Sociedad Limitada, SL), vous protégez votre patrimoine et êtes imposé à 25 % à l'impôt sur les sociétés (15 % les deux premiers exercices bénéficiaires), mais la constituer et la maintenir coûte davantage.
La règle pratique : au démarrage, avec un faible chiffre d'affaires et en travaillant vous-même, l'autónomo l'emporte souvent. La SL commence à devenir intéressante lorsque le bénéfice net dépasse 40 000–50 000 € par an, lorsque vous voulez protéger votre patrimoine ou lorsque des associés entrent au capital. Une nuance importante : la SL ne vous met pas à l'abri si vous vous portez caution personnelle du loyer ou d'un prêt — chose fréquente dans les cafés récents — ni en cas de faute grave.
Le RETA (régime spécial des travailleurs indépendants) fonctionne par tranches selon votre revenu net. La cotisation minimale avoisine 205 € par mois et augmente à mesure que les revenus progressent. La bonne nouvelle pour qui démarre : le tarif forfaitaire (tarifa plana) ramène la cotisation à 80 € par mois pendant les douze premiers mois, prorogeables de douze autres si les revenus ne dépassent pas le salaire minimum. Et plusieurs communautés autonomes (Madrid, Andalousie, Valence, Murcie, Baléares…) proposent la « Cuota Cero » (cotisation zéro), qui rembourse ce montant et le ramène à 0 € la première année.
Attention si vous constituez une SL et êtes associé-gérant : en 2026, la base minimale de l'autónomo « sociétaire » passe à 1 424,40 € par mois, ce qui porte la cotisation minimale à environ 449 € par mois, soit près de 1 620 € de plus par an qu'un autónomo ordinaire. C'est un coût fixe qu'il convient d'intégrer au plan dès le départ.
Un café relève du groupe 672 (cafétérias) ou 673 (cafés et bars) de l'IAE (taxe sur les activités économiques), mais cela ne signifie pas payer. Sont exonérées toutes les personnes physiques ainsi que les sociétés dont le chiffre d'affaires est inférieur à un million d'euros, de même que les deux premiers exercices d'activité. En pratique, vous déclarez la rubrique (epígrafe) sur le formulaire 036 avant de commencer — l'immatriculation fiscale (alta censal) est obligatoire — mais vous n'acquittez aucune cotisation d'IAE. Et rappelez-vous : la restauration déclare la TVA (au taux de 10 %) et n'est pas soumise au régime de la majoration d'équivalence (recargo de equivalencia).
Il n'existe pas de convention collective nationale unique pour la restauration : les salaires sont fixés par des conventions provinciales ou régionales, si bien que le même poste coûte différemment selon l'endroit où vous ouvrez. Un serveur qualifié (Niveau III) touche un salaire de base d'environ 1 195 € par mois à Madrid, mais quelque 1 607 € à Barcelone, qui a la convention la plus chère et déjà signée jusqu'en 2028. Valence ajoute sa propre particularité : elle verse le salaire en 15 mensualités au lieu de 14.
L'erreur classique consiste à ne budgéter que le salaire brut. À la charge de l'entreprise, il faut ajouter les cotisations à la Sécurité sociale, qui en 2026 avoisinent 31–33 % de la base. La règle rapide : coût employeur ≈ salaire brut × 1,30. Un serveur à temps plein à Madrid, en incluant la prime de transport et de repas, revient à environ 25 600 € par an pour l'entreprise ; à Barcelone, il approche 32 000–33 000 €. C'est pourquoi il convient de budgéter de l'ordre de 25 000 € par an et par personne à temps plein, davantage dans les grandes capitales.
Le personnel devrait se situer entre 28 % et 33 % des ventes ; au-delà de 40 %, l'entreprise a un problème structurel. Une astuce de dimensionnement partagée par une cafetière expérimentée : parfois, deux personnes à mi-temps reviennent mieux qu'une à temps plein, et les meilleures recrues arrivent par recommandation, pas via les sites d'emploi.
En embauchant le premier salarié naissent de nouvelles obligations : la prévention des risques via un service externe (300–900 € par an, plus les visites médicales), le registre horaire obligatoire, et des exonérations pouvant alléger la cotisation selon le profil recruté. À cela s'ajoute une assurance responsabilité civile — généralement exigée pour la licence elle-même — de 150–400 € par an, ainsi que le cabinet comptable mensuel. Aucun n'est important pris isolément ; ensemble, ils forment le socle fixe de l'entreprise.
Dans notre guide pratique pour ouvrir un café en Espagne, nous détaillons l'immatriculation fiscale pas à pas, la convention collective et les coûts de travail de 2026 avec des exemples chiffrés par ville, afin que la structure fiscale et de personnel s'ajuste à votre chiffre d'affaires réel dès le premier mois.