Un espresso cuesta producirlo entre 0,15 y 0,20 € y se vende por más de 1,50 €: márgenes brutos del 85–90%. Un café con leche cuesta unos 0,30 € en materia prima. Con esos números parece imposible perder dinero. Y sin embargo, muchas cafeterías cierran. La razón no está en la taza, sino en los costes fijos: alquiler, sueldos y cotizaciones que corren cada mes, se venda un café o cien.
Por eso la pregunta útil no es «cuánto gano por café», sino «cuántos cafés necesito para cubrir lo que me cuesta abrir la persiana». Ese es el punto de equilibrio, y calcularlo antes de firmar el local separa un plan realista de una ilusión.
Una cafetería de especialidad real que documentamos montó el negocio por 105.000 €. Sus costes fijos mensuales rondan los 7.000–7.500 € (alquiler, sueldos y cotizaciones), y sumando el café y la leche los costes totales llegan a 9.000–10.000 € al mes. Su punto de equilibrio es de 470 € al día. Con un ticket medio de 5 €, eso son unos 94 tickets diarios solo para no perder. Las referencias de sector suben la exigencia: entre 120 y 180 tickets al día para vivir con holgura de una cafetería de especialidad.
Traducido a la vieja regla del gremio: para ganar 1.000 €, hay que servir del orden de 600 cafés. Cada café por encima del break-even aporta 1,50–2,00 € de margen; cada café por debajo, en cambio, no cubre ni la parte proporcional del alquiler.
La fórmula es directa: punto de equilibrio en euros = costes fijos ÷ (1 − porcentaje de coste variable). Primero suma tus costes fijos mensuales reales; luego estima qué porcentaje de cada venta se va en materia prima (en cafeterías, por el peso de las bebidas, el coste de mercancía puede quedar entre el 15% y el 22%). Y la recomendación práctica: no te conformes con llegar al break-even, apunta a superarlo en un 20–30%, porque ahí empieza el beneficio de verdad.
El alquiler debería quedar por debajo del 10–15% de la facturación; en una cafetería de barrio suele ser de 1.000–2.000 € al mes. La luz sorprende: la factura media va de 400 a 500 € mensuales, y solo la cafetera de dos grupos consume 125–150 € al mes. A eso se suman gestoría (25–60 €), seguros, comisiones de datáfono y una merma de producto del 2–5% durante la calibración inicial. Ninguna partida es enorme; juntas deciden la viabilidad.
Una cafetería que factura 240.000 € al año (20.000 € al mes) reparte, de forma típica, un 28% en mercancía, un 35% en personal, un 10% en alquiler y el resto en suministros y otros gastos. Al final del año quedan como beneficio neto en torno al 10–12%: unos 2.200 € al mes. El sector de bares y cafeterías se mueve en márgenes netos del 10–20%. Es un buen negocio, pero no uno que perdone descontrol de costes.
Una regla sencilla para no vender por debajo del valor: multiplica el coste total de la taza (materia prima más la parte de costes indirectos y fijos) por tres o cuatro. Un café que cuesta 0,50 € producir no debería venderse por menos de 2,50 €. Copiar el precio del bar de al lado sin conocer tu propia estructura de costes es la forma más habitual de trabajar mucho y ganar poco.
Además de la inversión inicial, reserva un fondo de maniobra de 5.000–10.000 € para los primeros meses. Una cafetería puede tardar en alcanzar su ritmo normal, y si no hay caja para cubrir alquiler, nóminas y compras durante el arranque, un negocio prometedor puede quedarse sin aire antes de demostrar su demanda real.
En nuestra guía práctica para abrir una cafetería en España incluimos un simulador de decisión en papel —CAPEX por formato, escandallos, break-even paso a paso y P&L orientativo— para que calcules tu propio «cuántos cafés al día» antes de comprometer el dinero.