Ein Espresso kostet in der Herstellung zwischen 0,15 und 0,20 € und wird für über 1,50 € verkauft: Bruttomargen von 85–90 %. Ein Milchkaffee kostet rund 0,30 € an Rohstoff. Bei diesen Zahlen scheint es unmöglich, Geld zu verlieren. Und dennoch schließen viele Cafés. Der Grund liegt nicht in der Tasse, sondern in den Fixkosten: Miete, Löhne und Sozialbeiträge, die jeden Monat anfallen, ob Sie einen Kaffee verkaufen oder hundert.
Deshalb lautet die nützliche Frage nicht „Wie viel verdiene ich pro Kaffee?“, sondern „Wie viele Kaffees brauche ich, um allein die Kosten des Öffnens zu decken?“. Das ist die Gewinnschwelle (Break-even), und sie vor der Unterschrift zu berechnen trennt einen realistischen Plan von einer Illusion.
Ein reales Spezialitäten-Café, das wir dokumentiert haben, baute den Betrieb für 105.000 € auf. Seine monatlichen Fixkosten liegen bei rund 7.000–7.500 € (Miete, Löhne und Sozialbeiträge), und mit Kaffee und Milch erreichen die Gesamtkosten 9.000–10.000 € im Monat. Seine Gewinnschwelle liegt bei 470 € pro Tag. Bei einem durchschnittlichen Bon von 5 € sind das rund 94 Bons täglich, nur um nichts zu verlieren. Branchenrichtwerte setzen die Latte höher: zwischen 120 und 180 Bons pro Tag, um von einem Spezialitäten-Café komfortabel leben zu können.
Übersetzt in die alte Faustregel der Branche: Um 1.000 € zu verdienen, muss man in der Größenordnung von 600 Kaffees ausschenken. Jeder Kaffee über der Gewinnschwelle bringt 1,50–2,00 € Marge; jeder Kaffee darunter deckt dagegen nicht einmal den anteiligen Mietaufwand.
Die Formel ist unmittelbar: Gewinnschwelle in Euro = Fixkosten ÷ (1 − Anteil der variablen Kosten). Addieren Sie zunächst Ihre tatsächlichen monatlichen Fixkosten; schätzen Sie dann, welcher Anteil jedes Verkaufs auf den Rohstoff entfällt (in Cafés kann der Wareneinsatz wegen des Gewichts der Getränke zwischen 15 % und 22 % liegen). Und der praktische Rat: Begnügen Sie sich nicht damit, die Gewinnschwelle zu erreichen, sondern zielen Sie darauf, sie um 20–30 % zu übertreffen, denn dort beginnt der echte Gewinn.
Die Miete sollte unter 10–15 % des Umsatzes bleiben; in einem Stadtteil-Café liegt sie meist bei 1.000–2.000 € im Monat. Der Strom überrascht: Die durchschnittliche Rechnung liegt zwischen 400 und 500 € monatlich, und allein die Zwei-Gruppen-Espressomaschine verbraucht 125–150 € im Monat. Hinzu kommen der Steuerberater bzw. das Buchhaltungsbüro (gestoría, 25–60 €), Versicherungen, Kartenlesegerät-Gebühren und ein Produktverlust von 2–5 % während der anfänglichen Einstellung der Maschine. Kein Posten ist für sich genommen riesig; zusammen entscheiden sie über die Tragfähigkeit.
Ein Café mit einem Jahresumsatz von 240.000 € (20.000 € im Monat) verteilt diesen typischerweise so: 28 % auf Wareneinsatz, 35 % auf Personal, 10 % auf Miete und der Rest auf Nebenkosten und sonstige Ausgaben. Am Jahresende bleiben als Nettogewinn etwa 10–12 %: rund 2.200 € im Monat. Die Branche der Bars und Cafés bewegt sich bei Nettomargen von 10–20 %. Es ist ein gutes Geschäft, aber keines, das mangelnde Kostenkontrolle verzeiht.
Eine einfache Regel, um nicht unter Wert zu verkaufen: Multiplizieren Sie die Gesamtkosten der Tasse (Rohstoff plus Anteil an indirekten und fixen Kosten) mit drei oder vier. Ein Kaffee, dessen Herstellung 0,50 € kostet, sollte nicht für weniger als 2,50 € verkauft werden. Den Preis der Bar nebenan zu kopieren, ohne die eigene Kostenstruktur zu kennen, ist der häufigste Weg, viel zu arbeiten und wenig zu verdienen.
Legen Sie über die Anfangsinvestition hinaus ein Betriebskapital von 5.000–10.000 € für die ersten Monate zurück. Ein Café kann eine Weile brauchen, bis es seinen normalen Rhythmus erreicht, und wenn keine Liquidität da ist, um Miete, Gehälter und Einkäufe in der Anlaufphase zu decken, kann einem vielversprechenden Betrieb die Luft ausgehen, bevor er seine tatsächliche Nachfrage unter Beweis stellen kann.
In unserem Praxisleitfaden zur Eröffnung eines Cafés in Spanien enthalten wir einen Entscheidungssimulator auf Papier – CAPEX je Format, Kalkulationen, Break-even Schritt für Schritt und eine orientierende Gewinn-und-Verlust-Rechnung – damit Sie Ihr eigenes „Wie viele Kaffees pro Tag“ berechnen, bevor Sie Geld binden.